Rückblick auf Teil 2

Im zweiten Teil haben wir Transformation und Digitalisierung anhand des HR Lifecycle Beispiels ein wenig näher erläutert. Wieso? Derzeit ist in den meisten Unternehmen Transformation HR getrieben. Nicht zwangsweise dadurch, dass Transformation und/oder Change im HR angesiedelt sind, sondern eher, weil hier im Vergleich zu anderen Abteilungen am meisten Potential zur Digitalisierung vorhanden ist (da mitunter Schnittstellen intensiv). HR ist somit sehr oft der Ausgangspunkt für viele anderen Bereiche, die Digitalisierung voran zu treiben.

Wir erweitern nun unser HR- Beispiel um die mögliche Prozess- Automatisierung (lediglich beispielhaft, es gibt hier sehr viele Beispiele), um den IT- technischen „State oft he Art“ darzustellen.

Erste Schritte zur IT Digitalisierung und Automatisierung

Zur Verdeutlichung nehmen wir die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Dieser wird im HR System mit allen Personalien angelegt. Zudem in welcher Abteilung der Mitarbeiter arbeitet, das Beantragen des Firmen Ausweis und welche Systeme, Programme und Zugänge dieser Mitarbeiter benötigt. Weiterhin seine Gehaltskosten und Vertragsvereinbarungen/Arbeitsvertrag. Dieser Prozess passt sicher nicht generell auf jedes Unternehmen und deshalb haben wir die häufigsten Eckpunkte gewählt.

Aus der Sicht der HR Abteilung sollte nun folgendes automatisch passieren, am besten ohne weiteren direkten Kontakt der beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter.

Diese Prozessschritte gilt es mit Tools und Anwendungen zu verbinden, Prozesse und Trigger zu implementieren, sowie diese zu kontrollieren und anzupassen, wenn nötig.

Ab hier helfen Zahlen …

Ab hier helfen Zahlen, ein fundiertes „Gefühl“ zu bekommen, was derzeit mit Digitalisierung & Automatisierung möglich ist. Wir würden aber noch ein Stück vorher anfangen im On-Boarding-Prozess. Die Daten der Bewerber müssten eigentlich niemand mehr per Hand in diverse Systeme einpflegen. Schon heute gibt Schnittstellen um fast alle benötigten Daten via Xing, LinkedIn und anderen Portalen zu importieren und in das bestehende HR System zu integrieren.

Prozess Schritt

Bisher manuell

Zeitaufwand in Minuten ca.

Neu, automatisiert in Minuten

Zeitaufwand in  Minuten

2Abtippen im HR System, Scannen und sichern der Unterlagen120Elektronisches Formular mit digitaler Signierung für Steuerklasse, Freibeträge etc.20
3Suchen, Drucken, versenden30Generieren und elektronisch versenden0
4Ausfüllen, verpacken, versenden90Elektronisch ausfüllen und versenden45
5Relevante Unterlagen sortieren und weiterleiten15Datensatz bereitstellen via Prozess
6Wie 1 nur im Bereich Finance, redundante Arbeit120Datensatz bereitstellen und übergeben0
7eMail/Collaboration-Tool für Terminvereinbarung10Vorgesetzter hat im Onboarding-Prozess seinen Kalender freigegeben für Terminvergabe0
8Kommunikation mit der IT für Hardware, Software, Zugänge, Lizenzen etc120Da Equipment bereits pro Rolle hinterlegt ist, keine Handlung nötig0
9IT/Beschaffung bestellt online25Prozess Bestellung0
10IT erstellt Accounts, setzt Berechtigungen60Prozess IAM (Identity and Access Management)0
11Hardware auspacken, registrieren, Software und Betriebssystem inkl Tools installieren240Hardware auspacken, Hardware stagen, anschließen an Strom und Netzwerk, via M365 vollautomatisch installieren lassen160
12Credentials in Word erfassen + sonstige Informationen30Usernamen bekanntgeben + Self-Service-Portal & Prozess, alternativ dem neuen MA via eMail zukommen lassen0
13Post, Telefon10SMS-Prozess0

Gesamt in Minuten

870

225

Die Differenz in Minuten pro neuen Mitarbeiter beträgt 645 Minuten,

dies Entspricht einer Ersparniss von etwas mehr als 10 Stunden

 

Dies mit den internen Verrechnungssätzen multipliziert, ergibt pro neuen Mitarbeiter schon eine Summe, die täglich unnötig investiert wird. Für das Offboarding kann man ungefähr die Hälfte, ergo ~ 4-5 Stunden rechnen.

Den Aufwand der Implementierung nicht „vergessen“…

Da nicht jeder Kunde DAS gleiche Backoffice im HR- oder geschweige denn im IT-Bereich hat, ist es schwierig hier generelle Aussagen zu Aufwänden zu machen. Versuchen werde ich es trotzdem, wobei aber so viele Kombinationen und Unterschiede allein bei HR-Systeme besteht, dass eine Analyse notwendig ist, hier die tatsächlichen Aufwände +-50% korrekt zu schätzen.

Prozess Schritt

Implementierung

Aufwand in PT

1OCR-Scan Digitalisierung bzw. alternativ ein elektronisches Formular generieren mit digitalem Zertifikat5-7
2Elektronischer Vertrag (Bausteinsystem) mit digitalem Zertifikat5-15
3Elektronisches On-Boarding je Abteilung bzw. anderen Organisatorischen Einheiten inkl. Elektronischem Assessment wenn gewünscht30-60
4KI/Data-Abgleich der Angaben und matching + integration5-10
5Schnittstelle via Finanz-Informationen und Abgleich1
6Läuft über On-Boarding-Prozess (Terminauswahl)1
7Läuft über On-Boarding-Prozess (Hardwareauswahl)1
8Via Rolle und eMail/Schnittstelle zum Orderprozess7-11
9Siehe Schritt 81
10Via Rolle werden die Zugangsdaten automatisch generiert und Standardgruppen ergänzt2-4
11Hardware auspacken, Zugangsdaten eingeben und via Modern Work Place vollautomatisiert installieren und einrichten lassen bzw. pre-stagen0,3
12Onboarding App oder SMS etc.10-15

Von der Bestellung, über die Bereitstellung zum Mitarbeiter.

Quelle: https://docs.microsoft.com/

Wie Sie hier sehen, ist der größte Aufwand im perfekt vorbereitetem On-Boarding-Prozess. Einmal komplett automatisiert aufgesetzt, können freiwerdende Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben eingesetzt werden. Wäre das eine Option für Sie?

Im nächsten Teil (4) gehen wir auf die technische Hilfe und Unterstützung für Ihre Mitarbeiter ein und zeigen, welches Potential hier via KI und sauberen Prozessen einiges möglich ist.

Kontakt zum Thema - Teil 3

3 + 4 =

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