Rückblick auf Teil 2

Im zweiten Teil haben wir Transformation und Digitalisierung anhand des HR Lifecycle Beispiels ein wenig näher erläutert. Wieso? Derzeit ist in den meisten Unternehmen Transformation HR getrieben. Nicht zwangsweise dadurch, dass Transformation und/oder Change im HR angesiedelt sind, sondern eher, weil hier im Vergleich zu anderen Abteilungen am meisten Potential zur Digitalisierung vorhanden ist (da mitunter Schnittstellen intensiv). HR ist somit sehr oft der Ausgangspunkt für viele anderen Bereiche, die Digitalisierung voran zu treiben.

Wir erweitern nun unser HR- Beispiel um die mögliche Prozess- Automatisierung (lediglich beispielhaft, es gibt hier sehr viele Beispiele), um den IT- technischen „State oft he Art“ darzustellen.

Erste Schritte zur IT Digitalisierung und Automatisierung

Zur Verdeutlichung nehmen wir die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Dieser wird im HR System mit allen Personalien angelegt. Zudem in welcher Abteilung der Mitarbeiter arbeitet, das Beantragen des Firmen Ausweis und welche Systeme, Programme und Zugänge dieser Mitarbeiter benötigt. Weiterhin seine Gehaltskosten und Vertragsvereinbarungen/Arbeitsvertrag. Dieser Prozess passt sicher nicht generell auf jedes Unternehmen und deshalb haben wir die häufigsten Eckpunkte gewählt.

Aus der Sicht der HR Abteilung sollte nun folgendes automatisch passieren, am besten ohne weiteren direkten Kontakt der beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter.

Diese Prozessschritte gilt es mit Tools und Anwendungen zu verbinden, Prozesse und Trigger zu implementieren, sowie diese zu kontrollieren und anzupassen, wenn nötig.

Ab hier helfen Zahlen …

Ab hier helfen Zahlen, ein fundiertes „Gefühl“ zu bekommen, was derzeit mit Digitalisierung & Automatisierung möglich ist. Wir würden aber noch ein Stück vorher anfangen im On-Boarding-Prozess. Die Daten der Bewerber müssten eigentlich niemand mehr per Hand in diverse Systeme einpflegen. Schon heute gibt Schnittstellen um fast alle benötigten Daten via Xing, LinkedIn und anderen Portalen zu importieren und in das bestehende HR System zu integrieren.

Prozess Schritt

Bisher manuell

Zeitaufwand in Minuten ca.

Neu, automatisiert in Minuten

Zeitaufwand in  Minuten

2 Abtippen im HR System, Scannen und sichern der Unterlagen 120 Elektronisches Formular mit digitaler Signierung für Steuerklasse, Freibeträge etc. 20
3 Suchen, Drucken, versenden 30 Generieren und elektronisch versenden 0
4 Ausfüllen, verpacken, versenden 90 Elektronisch ausfüllen und versenden 45
5 Relevante Unterlagen sortieren und weiterleiten 15 Datensatz bereitstellen via Prozess
6 Wie 1 nur im Bereich Finance, redundante Arbeit 120 Datensatz bereitstellen und übergeben 0
7 eMail/Collaboration-Tool für Terminvereinbarung 10 Vorgesetzter hat im Onboarding-Prozess seinen Kalender freigegeben für Terminvergabe 0
8 Kommunikation mit der IT für Hardware, Software, Zugänge, Lizenzen etc 120 Da Equipment bereits pro Rolle hinterlegt ist, keine Handlung nötig 0
9 IT/Beschaffung bestellt online 25 Prozess Bestellung 0
10 IT erstellt Accounts, setzt Berechtigungen 60 Prozess IAM (Identity and Access Management) 0
11 Hardware auspacken, registrieren, Software und Betriebssystem inkl Tools installieren 240 Hardware auspacken, Hardware stagen, anschließen an Strom und Netzwerk, via M365 vollautomatisch installieren lassen 160
12 Credentials in Word erfassen + sonstige Informationen 30 Usernamen bekanntgeben + Self-Service-Portal & Prozess, alternativ dem neuen MA via eMail zukommen lassen 0
13 Post, Telefon 10 SMS-Prozess 0

Gesamt in Minuten

870

225

Die Differenz in Minuten pro neuen Mitarbeiter beträgt 645 Minuten,

dies Entspricht einer Ersparniss von etwas mehr als 10 Stunden

 

Dies mit den internen Verrechnungssätzen multipliziert, ergibt pro neuen Mitarbeiter schon eine Summe, die täglich unnötig investiert wird. Für das Offboarding kann man ungefähr die Hälfte, ergo ~ 4-5 Stunden rechnen.

Den Aufwand der Implementierung nicht „vergessen“…

Da nicht jeder Kunde DAS gleiche Backoffice im HR- oder geschweige denn im IT-Bereich hat, ist es schwierig hier generelle Aussagen zu Aufwänden zu machen. Versuchen werde ich es trotzdem, wobei aber so viele Kombinationen und Unterschiede allein bei HR-Systeme besteht, dass eine Analyse notwendig ist, hier die tatsächlichen Aufwände +-50% korrekt zu schätzen.

Prozess Schritt

Implementierung

Aufwand in PT

1 OCR-Scan Digitalisierung bzw. alternativ ein elektronisches Formular generieren mit digitalem Zertifikat 5-7
2 Elektronischer Vertrag (Bausteinsystem) mit digitalem Zertifikat 5-15
3 Elektronisches On-Boarding je Abteilung bzw. anderen Organisatorischen Einheiten inkl. Elektronischem Assessment wenn gewünscht 30-60
4 KI/Data-Abgleich der Angaben und matching + integration 5-10
5 Schnittstelle via Finanz-Informationen und Abgleich 1
6 Läuft über On-Boarding-Prozess (Terminauswahl) 1
7 Läuft über On-Boarding-Prozess (Hardwareauswahl) 1
8 Via Rolle und eMail/Schnittstelle zum Orderprozess 7-11
9 Siehe Schritt 8 1
10 Via Rolle werden die Zugangsdaten automatisch generiert und Standardgruppen ergänzt 2-4
11 Hardware auspacken, Zugangsdaten eingeben und via Modern Work Place vollautomatisiert installieren und einrichten lassen bzw. pre-stagen 0,3
12 Onboarding App oder SMS etc. 10-15

Von der Bestellung, über die Bereitstellung zum Mitarbeiter.

Quelle: https://docs.microsoft.com/

Wie Sie hier sehen, ist der größte Aufwand im perfekt vorbereitetem On-Boarding-Prozess. Einmal komplett automatisiert aufgesetzt, können freiwerdende Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben eingesetzt werden. Wäre das eine Option für Sie?

Im nächsten Teil (4) gehen wir auf die technische Hilfe und Unterstützung für Ihre Mitarbeiter ein und zeigen, welches Potential hier via KI und sauberen Prozessen einiges möglich ist.

Kontakt zum Thema - Teil 3

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