Rückblick auf Teil 1

Im ersten Teil haben wir die begrifflichen Unterschiede der Transformation und Digitalisierung beleuchtet. In unserem Kontext bezog sich „Transformation“ hauptsächlich auf strategische Fragestellungen, die immer in Relation Kosten zu Nutzen gesehen werden sollten. „Digitalisierung“ hingegen beschreibt eher die Abbildung von manuellen Prozessen in der digitalen Welt. Hier möchten wir nochmals ausdrücklich darauf hinweisen, dass nicht immer komplett neue Systeme eingeführt werden müssen.

Erste Schritte zur Digitalisierung

Schritt 2: KI gestützte Prozess- Analyse

Nach der Beleuchtung des „Status quo“ (wie in Teil 1 dargestellt) folgt der zweite Schritt. Nach unseren Erfahrungen ist die Analyse meist sehr komplex. Dies begründet sich weniger in den bestehenden Tools, als in den zu beleuchtenden Prozessen. In nahezu jedem Unternehmen besteht ein geschlossener End-to-End Prozess aus vielen kleinen Teilen, die eine Mischung aus Mailversand, heterogenen IT- Tools, getätigten Anrufen oder SharePoint- Arbeit sein können. Ein Prozesskatalog ist unserer Erfahrung nach in den seltensten Fällen vorhanden und/oder konsistent. Die genaue Aufzeichnung ist jedoch auf dem Weg zum digitalen Unternehmen unerlässlich.

Kunden scheuen sich oft eine Analyse durchzuführen, da die Annahme besteht, dies sei nicht ohne immensen Kapitalbedarf bzw. Mitarbeiterkapazitäten möglich. Um Ihre Ressourcen zu schonen, bedienen wir uns neuester KI-Tools, die uns hier unterstützen. Das von uns genutzte „intelligente Programm“ kann Teilschritte einem Prozess zuordnen und clustern. Es werden E- Mails genauso beleuchtet wie beispielsweise Eintragungen in ein IT- System. Die KI kann entweder nur für spezielle Abteilungen oder unternehmensweit eingesetzt werden. Da uns Transparenz unseren Kunden gegenüber äußerst wichtig ist, muss an dieser Stelle angemerkt werden, dass die KI alleine nicht ausreichend sein wird. Ohne den Faktor Mensch können Prozesse nicht fehlerfrei erfasst werden. Insofern arbeiten wir hier eng mit den Mitarbeitern des Kunden zusammen, um eine konsistente Prozessabbildung gewährleisten zu können.

Sinnvolle Chronologie

Erfahrungsgemäß beziehen sich Digitalisierungsanfragen häufig auf Unternehmensabteilungen. Um eine sinnvolle Digitalisierungschronologie festzulegen sollte jedoch der Aufbau hinterfragt werden. Eine Abteilung clustert (im Normalfall) FACHLICH. Ein Prozess als solcher ist jedoch die Abbildung von fachübergreifenden Teilschritten. Folglich kann zwar in der gewünschten Abteilung begonnen werden, die eigentliche Prozessdigitalisierung wird sich jedoch immer auf mehrere Abteilungen erstrecken. In Teil 1 wiesen wir deshalb auf transparente „overall“ Mitarbeiterkommunikation hin.

Um Transformationsstrategien besser unterstützen zu können, empfehlen wir nach LifeCycle oder Themenblöcken vorzugehen, an Stelle von abteilungsspezifisch.

Lifecycle Beispiel HR

Um das oben Genannte verdeutlichen zu können, bedienen wir uns einem klassischen HR Beispiel, der Digitalisierung eines Mitarbeiter Lifecycles. Grob skizziert besteht der Lifecycle aus:

  • Recruiting/ Einstellung Mitarbeiter
  • Ausstattung und Systemanlage Mitarbeiter (Eintrittsmanagement)
  • Betreuung während Unternehmenszugehörigkeit (beispielsweise: Payroll, Reisekosten, Beförderung, Versetzung, Zielvereinbarung, Bonus, Elternzeit, IT-Support, etc.)
  • Austritt

Betrachtet man diesen Themenblock wird klar, dass das Zusammenspiel mehrerer Abteilungen und Systeme unerlässlich ist. Nachdem Digitalisierung nicht das shiften von manueller Arbeit an andere Schnittstellen beinhalten soll, beleuchten wir übergreifende Themenblöcke und deren Prozesse. Als Folge können dann die Einzelschritte teilweise, oder vollständig digitalisiert werden. Das letzteres Hand in Hand mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu erfolgen hat, steht außer Frage.

Fazit

Für kosten- und ressourcenoptimierte Digitalisierung ist eine chronologisch sinnvolle Analyse unerlässlich. Projekttransparenz und Offenheit den eigenen Mitarbeitern gegenüber, unterstützt den Beratungs- (oder/und Implementierungs-) Erfolg, maßgeblich.

In Teil 3 werden Digitalisierungsmöglichketen des HR-Beispiels ausgeführt

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