In Gesprächen mit vielen Kunden werden die Begriffe Digitalisierung und Transformation oft synonym verwendet. Bei einigen Firmen ist die Digitalisierung zwar bereits angekommen, die Transformation als solche wurde jedoch mitunter aus Ressourcenmangel und Schnittstellenredundanz noch nicht im vollen Potential ausgeschöpft. Für letzteres braucht es vor Allem Mut, Kreativität und Generalisten Know-how.

Die Prozesse und Modelle, welche bisher funktioniert haben, neu auf den Prüfstand zu stellen, fällt nicht leicht. Nur wer diesen Schritt wagt und sich aus der Komfortzone heraus bewegt, wird von den technologischen Möglichkeiten (die teilweise bereits im Unternehmen abrufbar sind) enorm profitieren können, seine Kosten senken und seine Mitarbeiter mit neuen und spannenden Aufgaben versorgen können.

Anhand dieses Artikels möchten wir auf bisher brachliegendes Potential hinweisen und Mut zur Veränderung fördern.

1. Digitalisierung

Der Wunsch nach einem papierlosen Bürobetrieb ist „nur“ die digitale Abbildung der manuellen Prozesse. Werden diese digital abgebildet und/oder über Machine-to-Machine-Verfahren automatisiert, spricht man hier von klassischer Digitalisierung. Diese erstreckt sich über die Einführung von fachspezifischen Tools hinaus. Vor allem beleuchtet werden sollten hier die Prozesse an sich. Zudem sollte das Augenmerk auf abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und Optimierung liegen. Beispielsweise kann ein HR- IT Tool nicht nur der genannten Abteilung Arbeitserleichterung bringen, sondern auch etwaig Reibung mit Finance und der Abrechnung vermindern. In viele Fällen kann die bestehende IT weit mehr, als ausgeschöpft wird. Der Wille zum kritischen Beleuchten des eigenen Unternehmens ist wichtig, um Transparenz zu schaffen und Prozesse „sichtbar“ zu machen. Personal bzw. Ressourcen können so optimal für andere Aufgaben eingesetzt werden.

Faktoren, die hier zum Tragen kommen, sind vor allem Effizienz und Kostensenkung, die Softwaregesteuert und technologiegetrieben sind. Im besten Fall kann gebundenes Personal aus der täglich wiederkehrenden Routine befreit werden und für höherwertige Prozesse und Aufgaben eingesetzt werden.

2. Digitale Transformation

Moderne Technologien ermöglichen die digitale Transformation aus Unternehmens- strategischer Sicht heraus. Hier wird nicht der Fokus auf die technologischen Möglichkeiten gelegt da diese bekanntermaßen fast unbegrenzt sind (je nach Budget).

Hier stellt sich eher die Frage, wo möchte ich mit meinem Unternehmen hin? Was für eine Arbeitnehmerkultur möchte ich abbilden? Welche Bedürfnisse hat der Kunde bzw. der Markt? Was muss ich tun, um in der dynamisierten Zeit Wettbewerbsfähig zu bleiben? – Funktionieren meine Visionen nicht auch einfacher, unkomplizierter und direkter?

Wichtig ist hierbei immer der Nutzen für den Kunden, das Produkt bzw. den Service. Wobei wir ausdrücklich darauf hinweisen möchten, dass auch Arbeitnehmer Kunden eines internen Service (oder auch des employer brandings) sind.

Gleichzeitig muss man sich in Management Positionen immer kritisch selbst hinterfragen, inwieweit angestrebte Veränderungen dienlich sind. Überzogene und gehypte „Visionen“ verbrennen viel Geld und vor allem Motivation im eigenen Unternehmen. Vor allem bleibt zu beachten, dass „prominente amerikanische Beispiele“ in Europa so oft nicht implementierbar wären.

Sein eigenes, erfolgreiches Geschäftsmodell zu hinterfragen erfordert ein hohes Maß an Bereitschaft, Mut, strategischem Denken sowie „eine neutrale Brille“ und die komplimentierenden Technologien dazu.

3. Wie beginnen? Zuerst Digitalisierung!

  1. Schritt 1:

    Für den „leichten und soften“ Einstig, starten wir bei unseren Kunden meist in der „lieb gehassten“ IT. Wir analysieren die Infrastruktur, erstellen ein Betriebshandbuch, Notfallhandbuch sowie einen Wiederanlaufplan, um einen Status Quo zum Thema Infrastruktur zu haben.

    Nun „bergen“ wir die ersten Prozesse, die automatisiert werden können, machen diese transparent und stellen Möglichkeiten vor, diese zu automatisieren bzw. umzubauen.

    Dadurch ergeben sich bis zu 25% Einsparpotential, wenn man die messbar zurückgehenden Incident Tickets sowie interne Verrechnungssätze der IT- Belegschaft einbezieht. So frei gewordenes Kapital kann dann ohne Kostenexplosion an anderen Stellen genutzt werden.

Nun „bergen“ wir die ersten Prozesse, die automatisiert werden können, machen diese transparent und stellen Möglichkeiten vor, diese zu automatisieren bzw. umzubauen. 

Durch die Abhängigkeiten sehen wir natürlich sofort, welche Systeme untereinander kommunizieren und können dadurch die Abhängigkeiten im Unternehmen analysieren.

Dadurch ergeben sich bis zu 25% Einsparpotential, wenn man die messbar zurückgehenden Incident Tickets sowie interne Verrechnungssätze der IT- Belegschaft einbezieht. So frei gewordenes Kapital kann dann ohne Kostenexplosion an anderen Stellen genutzt werden.

4. Fazit:

Wer von heute auf morgen gelebte Prozesse automatisieren, digitalisieren und transformieren möchte, sollte sich den Mehrwert und Nutzen klar in Zahlen definieren lassen. Unerlässlich sind hier Business Cases und proof of concept, die auch gebundene FTE´s mitberücksichtigen sollten. Weiterhin sollte die Belegschaft passend eingebunden und informiert sein. Veränderungen ohne Mitarbeiterinformation sind sonst oft Nährboden für Angst vor Neuem und Demotivation.

Sind Ihre Mitarbeiter in den Prozess der Digitalisierung und Transformation mit eingebunden, wird der Benefit für Ihr Unternehmen hinsichtlich Innovationsfähigkeit und Realisation umso größer sein.

 Wir können Sie Strategisch, technisch und beratend unterstützen.

 

 Teil 2 beleuchtet den 2. Schritt

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